krewDataを使って楽してみる検討委員会
kintoneアプリとして運用している「費用管理」の次年度予算組立について、krewDataを利用して楽をしようと考えてみた件をまとめる。
※基本部内の皆様は参照権限だけで追加更新削除権限は与えられていないのです。
＜現在＞
①予算策定時期となったら当年度の「費用管理」データに絞りCSVダウンロードで抽出
②部内の皆が書きやすいようにCSVをエクセルに捏ねてNASにアップ
＜ただただ面倒い。自分がこうしようしたのだけど面倒いのは面倒い＞
③部内の皆が自分持ちの次年度予算を我先にと書きまくる。
※新規予算は既存と分けて別シートに記載する運用
＜競合起きまくる＞
＜エクセル固まる＞
＜世代管理がごちゃる。先祖返りする。＞
＜エクセルが開かなくなる＞
④課長の承認後、エクセルを捏ねてCSVに戻す。
※このときに新規予算分もマージして組み込む。
＜マージするのも面倒い。バグのもと。水やって育ててる感じする＞
⑤捏ねたCSVをkintoneの「費用管理」アプリにアップロードする
＜アップロードエラー多数発生>
＜try＆errorを繰り返す内に知らず知らず余計な部分を書き換えてしまう＞
⑥アップロード成功！！やったー１時間に次年度予算反映完了だ！！
＜krewDataを使って楽する＞
①予算策定時期となったら当年度の「費用管理」データをkrewDataで指定して抽出。
別途作成している「費用管理予算組立」アプリに抽出データを出力。
※「費用管理予算組立」アプリはほぼ「費用管理」と同じ項目。予算組立に特化している分項目数は少ないです。
※krewDataの指定は再生成です。
②部内の皆様には「費用管理予算組立」アプリをご案内します。
※通常与えていませんが、「費用管理予算組立」のみ追加更新権限を与えます。
※新規もこのアプリ上で新規レコード追加してもらう想定。
アプリ上だとルックアップとかも使えて選択肢がある項目を選んでもらいやすい！
＜CSV捏ねてエクセル作らなくて良い！＞
＜特に新規にありがちなこれの選択肢なんですか？と聞かれない可能性が高くなる＞
＜しかもここまでワンボンタン＞
③部内の皆様が自分持ちの次年度予算を我先に書きまくる。私も書く。
＜競合しない。そうkintoneなら別レコードだからね。＞
＜ネットワークは重くなるやもしれぬがkintoneに限った話ではない＞
＜履歴残せる。誤り探せる。犯人見つける。＞
＜課長もびっくり予算の集計データがその場で見れる。＞
＜ピポットして欲しいなと言われない！＞
④課長の承認後、krewDataを使用して、「費用管理予算組立」に登録された情報を取得して、「費用管理」に反映する。
＜csv/エクセルアップロードと比較すると反映でエラーになることは少ないはず＞
＜しかもワンクリック＞
⑤気付いたら次年度予算が反映ずみの「費用管理」の出来上がり。
＜最後に＞
具体的なフローをお見せできていませんが、
おおよそ上記のようなイメージで作りました。
そう。もう作ったんです。krewDataなら簡単に出来ちゃう。krewならね。
来年度予算はもうエクセルでやっちまったケドなっ！！！！！！！！
皆仲良くエクセルに予算書いてもらいました！！嬉しい！！アハッ！！
予算洗い替えする際には絶対使おう。お願いします使って。
結果、余計に１アプリ作ってるようにも見えるんですが、
オリジナルを汚染してしまう可能性を減らせる部分と
来年度予算だけを別途分断できているのがすごく魅力的だと感じています。
オリジナルの「費用管理」の更新はkrewDataでしか行わないので機械的にルールに従って更新させる。人の手が入った時に起こるようなミスは発生しにくい。
文字ばっかで見にくいので最後に私の見にくい殴り描きも載せておきます。
実際のフローは色々怖いので載せないです・・・。
